Op 8 april 2020 is het wetsvoorstel ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ en de bijbehorende memorie van toelichting ingediend bij de Tweede Kamer.1Kamerstukken II 2019/20, 35434, nr 2 en 3. Het wetsvoorstel versoepelt sommige verplichtingen die rechtspersonen hebben rondom de algemene vergadering van aandeelhouders, maar vanwege de coronamaatregelen er niet of nauwelijks meer aan kunnen voldoen. In deze blogpost worden de maatregelen nader onder de loep genomen.

De algemene vergadering langs elektronische weg
De coronacrisis valt samen met de periode dat er traditioneel veel algemene vergaderingen worden gehouden. Het bijeenroepen van een fysieke algemene vergadering wordt op het moment dan ook zeer bemoeilijkt nu grote bijeenkomsten niet meer mogelijk zijn vanwege de coronamaatregelen. Het kabinet komt daarom met spoedwetgeving die vooral praktische problemen probeert op te lossen. 

Het bestuur kan besluiten dat een algemene vergadering uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel is te volgen in plaats van fysiek. Hiervoor gelden wel enkele voorwaarden:

  • Bij de oproeping voor de algemene vergadering dient te worden vermeld dat deze uitsluitend langs elektronische weg is te volgen.
  • De algemene vergadering is voor aandeelhouders live te volgen via een elektronisch communicatiemiddel.
  • Aandeelhouders moeten in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over onderwerpen die op de agenda staan. Dit kan tot in ieder geval 72 uur voorafgaande aan de vergadering.
  • Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, worden beantwoord en op de website van de rechtspersoon worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de leden. 
  • Het bestuur spant zich in om ervoor te zorgen dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. 

Met inachtneming van deze voorwaarden kan er toch rechtsgeldig een algemene vergadering worden gehouden. Eventuele haperingen of anderszins technische problemen waardoor een aandeelhouder aan de vergadering niet optimaal heeft kunnen deelnemen, hebben verder geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. 

Zoals gezegd vinden er momenteel veel algemene vergaderingen plaats. Denkbaar is dan ook dat er al een oproeping voor een fysieke vorm heeft plaatsgevonden. Als de oproeping reeds is uitgegaan en het bestuur zich vanwege het COVID-19-virus genoodzaakt ziet de vergadering in elektronische vorm te houden, kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de algemene vergadering, de wijze van vergaderen of de plaats van de vergadering wijzigen, bijvoorbeeld omdat een horecagelegenheid gesloten is. Dit wordt aan de aandeelhouders kenbaar gemaakt op dezelfde wijze als de oproeping. In dat geval kunnen aandeelhouders tot in ieder geval 36 uur voorafgaande aan de vergadering vragen indienen. 

Voor wat betreft het stemrecht is het ook denkbaar dat een rechtspersoon niet in de statuten heeft opgenomen dat de uitoefening van het stemrecht via elektronische weg mogelijk is. Daarvoor is een statutenwijziging vereist, wat onder de huidige omstandigheden lastig te realiseren is. Ingevolge het wetsvoorstel kan het bestuur – buiten de statuten om – tijdelijk besluiten dat het mogelijk is om via de elektronische weg het stemrecht uit te oefenen.

Uitstel van termijnen
Het bestuur kan de wettelijke of statutaire termijn voor het houden van de jaarlijkse algemene vergadering bij de NV verlengen met ten hoogste vier maanden.2Artikel 2:108 lid 2 BW. Tevens kan het bestuur de termijn voor het opstellen van de jaarrekening verlengen met ten hoogste vier maanden (in geval van verenigingen en coöperaties) dan wel vijf maanden (in geval van NV’s en BV’s).3Artikelen 2:48 lid 1, 2:49 lid 1, 2:58 lid 1, 2:101 lid 1 en 2:210 lid 1 BW. In dit geval heeft de algemene vergadering geen mogelijkheid tot verlenging. 

Na verlenging heeft de algemene vergadering nog een maand om de jaarrekening vast te stellen. De wettelijke termijn om binnen twaalf maanden de jaarrekening openbaar te maken wordt wel aan vastgehouden.4Artikel 2:394 lid 2 BW. Met deze maatregelen moet hier aan voldaan kunnen worden. De wettelijke termijnen omtrent de openbaarmaking van informatie door beursvennootschappen worden in stand gehouden.5Artikelen 5:25c en 5:25d Wet op het financieel toezicht.

Beperking van bewijsvermoeden
Het bestuur dat niet heeft voldaan aan de boekhoudplicht of de verplichting tot het tijdig publiceren van de jaarrekening heeft zijn taak onbehoorlijk vervuld.6Artikelen 2:10 en 2:394 BW.
 Er wordt dan vermoed dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement.7Artikelen 2:138 lid 2 en 2:248 lid 2 BW. Mochten ondanks alle maatregelen er door het COVID-19-virus problemen ontstaan waardoor de jaarrekening niet-tijdig wordt gepubliceerd, dan geldt dit bewijsvermoeden niet in faillissement. Het bestuur moet kunnen aantonen dat deze niet-tijdige publicatie het gevolg is van het COVID-19-virus. Het bestuur wordt wel geacht aan de boekhoudplicht te kunnen voldoen, ondanks het COVID-19-virus. Hiervoor blijft het bewijsvermoeden wél gelden.

Slotopmerkingen
De maatregelen treden in werking met terugwerkende kracht tot en met 23 maart 2020 en vervallen vooralsnog op 1 september 2020. Mocht dit noodzakelijk zijn vanwege de gevolgen van het COVID-19-virus, dan kan deze termijn worden verlengd.

Met de bovenstaande maatregelen probeert de regering problemen die vanwege het COVID-19-virus zijn ontstaan op het gebied van het vennootschapsrecht het hoofd te bieden. Het wetsvoorstel ligt nog bij de Tweede Kamer die het – evenals de Eerste Kamer – moet goedkeuren. Pas na deze goedkeuring treedt het wetsvoorstel met eventuele aangenomen amendementen in werking.

Referenties   [ + ]

1. Kamerstukken II 2019/20, 35434, nr 2 en 3.
2. Artikel 2:108 lid 2 BW.
3. Artikelen 2:48 lid 1, 2:49 lid 1, 2:58 lid 1, 2:101 lid 1 en 2:210 lid 1 BW.
4. Artikel 2:394 lid 2 BW.
5. Artikelen 5:25c en 5:25d Wet op het financieel toezicht.
6. Artikelen 2:10 en 2:394 BW.
7. Artikelen 2:138 lid 2 en 2:248 lid 2 BW.